Quelques points importants pour réussir son externalisation

·         Le calendrier :

Il est possible de n’externaliser au début qu’une partie des dossiers clients du cabinet (par exemple, clients présentant un nombre d’écritures importants > 2.500 lignes ou les BNC) et de prévoir une montée en puissance au fur et à mesure de l’avancement du projet. Quoi qu’il arrive, il est recommandé d’intégrer en amont du projet, une phase de test de quelques mois pour quelques dossiers, afin d’effectuer les ajustements nécessaires en matière de répartition des travaux entre le client, le prestataire et le cabinet.

·         L'organisation des flux :

L’externalisation suppose une revue de l’organisation des tâches au sein du cabinet : qui scanne les pièces comptables : le client ou le cabinet, et qui au cabinet ? quelle fréquence pour l’envoi des pièces ? quel délai pour la saisie des écritures par le prestataire ? quelles spécificités selon les dossiers (plan de comptes,…) ? Toutes ces modalités doivent être prévues dès le début du processus d’externalisation et pour chaque dossier, afin de fiabiliser la production des comptes.

·         Pour un jeune cabinet en phase de croissance :

L’externalisation pourra être une solution appréciable avant l’embauche d’un premier collaborateur, palier souvent délicat pour le jeune cabinet.

Déontologie et partage des responsabilités

On notera qu’il n’est pas obligatoire d’informer le client, puisque la relation contractuelle se fait directement entre le cabinet et le prestataire. Plus généralement, il est recommandé de mentionner dans la lettre de mission, l’utilisation possible de prestataires pour assister le cabinet au cours de la mission.

Quoiqu’il en soit, le cabinet garde la responsabilité de l’établissement des comptes (couverte par sa responsabilité civile professionnelle), alors que le prestataire a une responsabilité en matière de sauvegarde des données et de garantie du service.

Joran vous rappelle ses spécificités et avantages par rapport à d’autres prestataires proposant de l’externalisation :

·         un partenariat fort et ancien avec les cabinets, nous connaissons parfaitement le travail en cabinet comptable français et ses exigences.

·         l’externalisation à l’ile Maurice avec un expert-comptable sur place pour superviser et valider les opérations,

·         la possibilité de mettre en place un mode d’organisation personnalisé en fonction des besoins du cabinet, avec une saisie directe sur le logiciel du cabinet via une liaison TSE VPN ou Web Accès

·         l’intégration possible des écritures quelque soit le système comptable utilisé, soit par sauvegarde restauration, soit par import d’écritures.